Je mehr Kunden und Google Business Profile (GBPs) Sie verwalten, desto schneller wächst Ihre Aufgabenliste – und damit auch der Bedarf an Teamunterstützung. Selbst mit Automatisierung und KI in Localo ist es eine große Herausforderung, Dutzende oder Hunderte von GBP-Profilen alleine zu betreuen. Deshalb wurden Workspaces und Unterkonten entwickelt: zwei sich ergänzende Mechanismen, die Ihre Arbeit organisieren, die Aufgabenverteilung ermöglichen und Ihnen die volle Kontrolle über die Berechtigungen geben – ganz ohne das Chaos von geteilten Logins und Passwörtern.
1. Was sind Workspaces?
Ein Workspace ist ein separater, organisierter „Bereich“ in Localo. Jeder Workspace kann enthalten:
Zugewiesene Google Business Profile,
Eigene Einstellungen und Änderungshistorie,
Eine Liste von Unterkonten (eingeladene Nutzer zu diesem Workspace),
Ein separates Abonnement und eigene Abrechnung.
Jeder Workspace funktioniert unabhängig – Daten und Rechnungen werden nie vermischt. In der Regel erstellen Sie einen Workspace für einen bestimmten Kunden, eine Marke oder eine Gruppe von Standorten, um Ordnung und Übersicht zu behalten.
2. Was ist ein Unterkonto in Localo?
Ein Unterkonto ist ein separater Zugang zu Ihrem Workspace. Sie können einladen:
Mitglieder Ihres Teams,
Einen Kunden, dem Sie Ergebnisse zeigen möchten,
Einen externen Spezialisten (z. B. einen Texter für Beiträge).
Jede eingeladene Person erscheint im Reiter „Mitglieder“ und erhält eine Rolle:
Administrator – voller Zugriff,
Teammitglied – kein Zugriff auf Einstellungen und Zahlungen.
💡 Kosten: Die Anzahl der Unterkonten hat keinen Einfluss auf den Preis. Sie zahlen nur für den Workspace-Tarif (GBP-Profil-Limit).
3 – Wie fügen Sie Mitarbeitende zu Ihrem Workspace hinzu?
Die Einladung von Mitarbeitenden zu Ihrem Localo-Workspace ist eine einfache Möglichkeit, Aufgaben effizient zu verteilen – ganz ohne das Teilen von Anmeldedaten.
So gehen Sie vor:
Klicken Sie oben rechts im Localo-Dashboard auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Einstellungen“.
Navigieren Sie zum Reiter „Mitglieder“. Hier sehen Sie, wer bereits Zugriff auf Ihren Workspace hat.
Klicken Sie auf „Mitglied einladen“, geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein und wählen Sie eine Rolle:
Manager: Zugriff auf Workspace-Funktionen, ohne die Einstellungen oder Rechnungen zu verändern.
Inhaber: Vollständiger Zugriff, einschließlich Verwaltung und Abrechnung.
Nach dem Einladen erhält Ihr Teammitglied eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung. Jede Einladung ist 7 Tage gültig. Sie können die Zugriffsrechte jederzeit über die „Mitglieder“-Ansicht ändern oder widerrufen.
Sobald ein Benutzer die Einladung zum Beitritt zu einem bestimmten Arbeitsbereich in Localo annimmt, meldet er sich einfach mit der E-Mail-Adresse, an die die Einladung geschickt wurde, und einem Passwort an, das er während des Einrichtungsprozesses erstellt.
4– Wie erstellen Sie einen neuen Workspace?
Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende nur Zugriff auf bestimmte Unternehmensprofile haben, sollten Sie für jeden einen eigenen Workspace einrichten. So behalten Sie die volle Kontrolle über die Sichtbarkeit und den Datenschutz anderer Projekte.
Und so geht’s:
Öffnen Sie die „Workspace-Einstellungen“ in Ihrem Haupt-Dashboard.
Klicken Sie auf „Workspace erstellen''.
Geben Sie einen Namen für den neuen Workspace ein.
Wählen Sie einen passenden Plan – je nachdem, wie viele Unternehmensprofile Sie hinzufügen möchten.
Sie können beliebig viele Workspaces erstellen und jedem Workspace mehrere Mitglieder zuweisen. Jeder Workspace funktioniert unabhängig – das bedeutet: Abos gelten immer nur für den jeweiligen Workspace. Wenn Sie weitere Workspaces einrichten möchten, benötigen Sie für jeden ein separates Abonnement. Die Gebühren werden pro Workspace abgerechnet – unabhängig von der Nutzeranzahl.
Workspace-Einstellungen im Überblick
Hier können Sie den Namen Ihres Arbeitsbereichs aktualisieren, um Ihre Organisation besser darzustellen. Dieser Bereich bietet auch schnellen Zugang zum Kundensupport über die Schaltfläche „Let's talk“ und ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer Abonnementdetails über die Option „Plan verwalten“. Alle wichtigen Tools zur Verwaltung des Arbeitsbereichs sind an einem Ort zusammengefasst.
5. Wann sollte man neue Workspaces erstellen und wann über Unterkonten einladen?
Bedarf | Lösung | Warum? |
Die Daten eines großen Kunden vom Rest trennen | Neuer Workspace | Daten, Einstellungen und Abrechnung sind getrennt |
Einen Kollegen für ein Projekt zur Hilfe einladen | Unterkonto | Schnell und bequem, kein neuer Workspace nötig |
Dem Kunden nur Zugriff auf seine eigenen Profile geben | Separater Workspace + Unterkonto für den Kunden | Der Kunde sieht nur seine eigenen Daten |
Aufgaben in einer wachsenden Agentur delegieren | Ein Workspace + Unterkonten | Gemeinsame Verwaltung von Daten und Aufgaben ohne Chaos |
6 – Zugriffsregeln
WICHTIG:
Jedes hinzugefügte Mitglied hat Zugriff auf alle Inhalte und Unternehmensprofile, die im Workspace enthalten sind. So arbeitet Ihr gesamtes Team mit denselben Daten – ohne getrennte Logins oder Konten.
Wenn Sie möchten, dass eine Kundin nur Zugriff auf sein*ihr eigenes Unternehmensprofil hat, empfehlen wir, einen separaten Workspace für diese Person zu erstellen. Wählen Sie dabei den passenden Plan entsprechend der Anzahl an Profilen. Nach der Einrichtung kann sich derdie Kundin mit der E-Mail-Adresse und einem selbst festgelegten Passwort einloggen – und hat ausschließlich Zugriff auf die zugewiesenen Inhalte.
Diese Struktur ist ideal, wenn unterschiedliche Personen an verschiedenen Standorten arbeiten oder Inhalte wie Beiträge und Rezensionen verwalten. Sie behalten jederzeit die Übersicht – ohne Abstriche bei Datenschutz oder Effizienz.
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